Stand: August 2026

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der OH!S GmbH. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Website, bei der Kontaktaufnahme und beim Einsatz KI-gestützter Systeme verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Die verwendeten Begriffe (personenbezogene Daten, Verarbeitung, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Profiling, Einwilligung) entsprechen den Definitionen des Art. 4 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

OH!S GmbH Projektpartner Verpackungen

Brucknerring 14

30629 Hannover

Deutschland

Telefon: +49 511 20390698

E-Mail: info@oh-service.com

Website: https://oh-service.com

Vertreten durch den Geschäftsführer Oliwer Helmold.

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: datenschutz@oh-service.com

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage vorliegt. Als Rechtsgrundlagen kommen in Betracht:

Bei Einwilligungen zum Zugriff auf Endgeräteinformationen tritt § 25 Abs. 1 TDDDG hinzu.

Unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der sicheren, funktionsfähigen und wirtschaftlichen Durchführung unserer Geschäftstätigkeit als Lohnabfüller sowie in der Abwehr von Angriffen auf unsere IT-Systeme.

3. Hosting und Server-Protokolldateien

Unsere Website, der B2B-Shop und unsere E-Mail-Postfächer werden bei folgendem Dienstleister betrieben:

IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland

Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in Deutschland. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisiert Daten in Protokolldateien (Logfiles) gespeichert:

• abgerufene Seite bzw. Datei

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf

• Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem

• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts

Die IP-Adresse ist ein personenbezogenes Datum. Wir verarbeiten diese Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen, sondern zur Auslieferung der Inhalte, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zur Aufklärung und Verfolgung von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Server-Logfiles werden für 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Zur Beschleunigung der Auslieferung nutzen wir das Caching-Plugin WP Rocket. Dabei werden technisch notwendige Dateien lokal auf unserem Server erzeugt; eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte findet dadurch nicht statt.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Auf unserer Website werden Cookies und vergleichbare Technologien eingesetzt. Wir unterscheiden:

a) Technisch notwendige Cookies

Sie sind für den Betrieb der Website erforderlich, etwa für die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl, die Warenkorb- und Login-Funktion des B2B-Shops sowie den Missbrauchsschutz von Formularen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

b) Cookies, die eine Einwilligung erfordern

Cookies der Kategorien „Vorlieben“, „Statistiken“ und „Marketing“ werden erst gesetzt, nachdem Sie über unser Consent-Tool zugestimmt haben. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link „Zustimmung verwalten“ im Fußbereich der Website widerrufen oder anpassen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; bereits gesetzte Cookies können Sie zusätzlich in Ihrem Browser löschen.

Die Verwaltung der Einwilligungen erfolgt über Complianz B.V., Kalmarweg 14-5, 9723 JG Groningen, Niederlande. Die Einwilligungsdaten werden zum Nachweis gemäß Art. 7 DSGVO für 365 Tage gespeichert.

Verzeichnis der eingesetzten Dienste: Eine vollständige, tagesaktuelle Übersicht der einzelnen Cookies mit Zweck, Anbieter und Laufzeit finden Sie im Consent-Tool unter „Einstellungen ansehen“.

4.1 Google Analytics

Wir nutzen zur Analyse unserer Website den Webanalysedienst Google Analytics.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

• Zweck: Analyse der Website-Nutzung zur Optimierung unseres Angebots. Die IP-Anonymisierung ist auf dieser Website aktiviert.

• Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

• Widerruf: Ein Widerruf Ihrer Einwilligung ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Consent-Tool) möglich.

• Empfänger: Eine Übermittlung von Daten an die Google LLC in den USA als möglicher Empfänger kann hierbei nicht ausgeschlossen werden (siehe Ziffer 9).

5. Kontaktaufnahme

5.1 Kontakt- und Anfrageformulare

Über unsere Formulare („Anfrage – Kontakt“, „Anfrage – Matcha Tee“) können Sie uns Projektanfragen zusenden. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Daten: Name, Vorname, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anliegen und Nachricht sowie – soweit angegeben – Projektstatus, Verpackungsformat, Geschäftsmodell, geplante Auflage und Zeitrahmen.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Beratung, Kalkulation und Angebotserstellung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da Ihre Anfrage auf die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses gerichtet ist. Bei Anfragen ohne Vertragsbezug stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anliegen).

Pflichtangaben: Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Anfragen, die zu einem Geschäftsvorgang führen, unterliegen den unter Ziffer 10 genannten Fristen.

Die Formulare werden mit Elementor Pro innerhalb unseres WordPress-Systems betrieben; die Übermittlung erfolgt verschlüsselt (TLS) an unsere eigenen Systeme.

5.2 E-Mail und Telefon

Nehmen Sie per E-Mail oder telefonisch Kontakt zu uns auf, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung des Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Für eingehende E-Mail-Anfragen setzen wir ein KI-gestütztes Bearbeitungssystem ein – siehe Ziffer 6.3. Für Telefonanrufe kann eine KI-Telefonassistentin vorgeschaltet sein – siehe Ziffer 6.1.

6. Einsatz künstlicher Intelligenz (Transparenzhinweise)

Wir setzen KI-Systeme ein, um Anfragen schneller und gleichmäßiger zu bearbeiten. Wir informieren Sie darüber offen – sowohl aus datenschutzrechtlichen Informationspflichten (Art. 13 DSGVO) als auch in Umsetzung der Transparenzpflichten des Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung).

Grundsatz: Sie können jederzeit verlangen, ausschließlich mit einem Menschen zu kommunizieren. Nutzen Sie dafür die Telefonnummer +49 511 20390698 oder schreiben Sie an info@oh-service.com. Es entsteht Ihnen dadurch kein Nachteil.

6.1 KI-gestützte Telefonassistentin

Rufen Sie uns außerhalb unserer Bürozeiten oder bei besetzten Leitungen an, kann Ihr Anruf von einer KI-gestützten Telefonassistentin angenommen werden. Diese weist zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass Sie mit einem KI-System sprechen.

• Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland

• Zweck: Annahme des Anrufs, Erfassung Ihres Anliegens und Ihrer Kontaktdaten, Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeitenden

• Verarbeitete Daten: Verarbeitet werden die Rufnummer, Zeitpunkt des Anrufs sowie eine strukturierte Zusammenfassung des Gesprächsanliegens (z. B. gewünschter Rückruf, Produktanfrage oder sonstiger Gesprächsgrund). Eine vollständige Gesprächsaufzeichnung oder wörtliche Transkription erfolgt nicht.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Erreichbarkeit)

• Preisauskünfte erteilt die Assistentin nicht; kommerzielle Anfragen werden ausschließlich durch Mitarbeitende beantwortet

• Auftragsverarbeitung: Es besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur in der EU.

6.2 KI-gestützter Chat-Assistent

Auf unserer Website kann ein KI-gestützter Chat-Assistent angeboten werden, der allgemeine Fragen zu unseren Leistungen beantwortet. Der Assistent ist als KI-System gekennzeichnet und weist bei Beginn des Chats darauf hin.

• Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland

• Zweck: Beantwortung allgemeiner Fragen, Weiterleitung qualifizierter Anfragen an unser Team

• Verarbeitete Daten: Ihre Chateingaben, Zeitstempel, technische Verbindungsdaten sowie freiwillig angegebene Kontaktdaten

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anliegen, effiziente Vorqualifizierung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei konkreter Vertragsanbahnung

• Hinweis: Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und keine Geschäftsgeheimnisse ein. Für vertrauliche Projektinhalte nutzen Sie den direkten Kontakt; auf Wunsch schließen wir vorab eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

• Auskünfte des Assistenten sind unverbindlich und stellen kein Angebot dar.

6.3 KI-gestützte Bearbeitung von E-Mail-Anfragen

Eingehende Anfragen an unsere Anfrage-Postfächer werden mit Unterstützung eines KI-Sprachmodells erfasst, strukturiert und für die Bearbeitung vorbereitet. Antworten auf Erstanfragen können KI-gestützt erstellt und mit einem Aktenzeichen versehen werden; sie sind als KI-gestützt gekennzeichnet.

• Eingesetztes Modell: Claude der Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA, eingebunden über die Anthropic API

• Orchestrierung:  Betrieben auf einem von uns selbst verwalteten virtuellen Server der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Rechenzentrumsstandort Deutschland. Die Anwendung und ihre Datenhaltung liegen in unserer eigenen Verantwortung; IONOS stellt ausschließlich die Infrastruktur bereit.

• Verarbeitete Daten: Inhalt und Metadaten Ihrer Anfrage, Ihre Kontakt- und Firmendaten, Projektangaben

• Zweck: Erfassung und Strukturierung der Anfrage, Vorbereitung und Versand einer Eingangsbestätigung bzw. interne Zuordnung zum zuständigen Ansprechpartner

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Anfragebearbeitung)

• Keine Modellschulung: Die über die API übermittelten Daten werden vertraglich nicht zum Training von KI-Modellen verwendet!

• Verbindliche Erklärungen – insbesondere Angebote, Preise, Zusagen zu Terminen, Rezepturen und Zertifizierungen – werden ausschließlich von Mitarbeitenden erstellt, geprüft und freigegeben.

• Drittlandsübermittlung: siehe Ziffer 9.

6.4 KI-Unterstützung bei Website-Inhalten zur optimierung der Sichtbarkeit

Fachbeiträge, Lexikonartikel und Blogtexte auf dieser Website entstehen teilweise mit KI-Unterstützung. Die inhaltliche Verantwortung liegt in jedem Fall bei der OH!S GmbH; die Texte werden durch Mitarbeitende erstellt.  Personenbezogene Daten von Website-Besuchern werden dabei nicht verarbeitet.

6.5 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO – also eine ausschließlich automatisiert getroffene Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt – findet nicht statt. Entscheidungen über Angebote, Preise und Auftragsannahmen treffen ausschließlich Menschen.

7. B2B-Shop und Kundenkonto

Unser Shop unter oh-service.com/shop richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden.

Registrierung und Kundenkonto: Zur Nutzung des Shops legen wir für Sie ein Konto an. Verarbeitet werden Firmenname, Ansprechpartner, Benutzername, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie – soweit vorhanden – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Bestellabwicklung: Bestell-, Liefer- und Zahlungsdaten verarbeiten wir zur Vertragserfüllung. Zur Auftragsabwicklung übermitteln wir die notwendigen Daten an unser Warenwirtschaftssystem, an die beteiligten Produktionsstandorte sowie an Versand- und Logistikdienstleister.

Zahlungsarten: Zur Abwicklung von Zahlungen bieten wir Überweisung, Rechnung, PayPal, Stripe und Mollie an. Die hierzu erforderlichen Zahlungs- und Transaktionsdaten werden an den jeweils von Ihnen ausgewählten Anbieter übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Technische Grundlage: WooCommerce innerhalb unseres WordPress-Systems, mit Anbindung an unsere Warenwirtschaft (42 Software / Desk4).

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich verpflichtet sind, Sie eingewilligt haben oder ein berechtigtes Interesse besteht und keine überwiegenden Interessen entgegenstehen. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

9. Übermittlung in Drittländer

Bei einigen der oben genannten Dienste erfolgt eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA. Die Übermittlung erfolgt für die folgenden Anbieter auf Grundlage dieser spezifischen rechtlichen Mechanismen:

• Anthropic PBC: Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

•  

Bei einer Übermittlung in die USA besteht das generelle Restrisiko, dass US-Behörden auf Daten zugreifen, ohne dass Ihnen dagegen die aus der EU bekannten Rechtsbehelfe in gleichem Umfang zur Verfügung stehen.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und löschen sie danach, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Maßgeblich sind insbesondere:

• Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)

• Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO in der seit 2025 geltenden Fassung)

• Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO)

• Anfragen ohne Geschäftsabschluss: Löschung nach Abschluss der Bearbeitung

• Server-Logfiles: siehe Ziffer 3

• Einwilligungsnachweise: für die Dauer der Nachweisbarkeit nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO

11. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung, sofern kein Aufbewahrungsgrund entgegensteht (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an datenschutz@oh-service.com oder an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.

Widerspruch gegen Direktwerbung

Verarbeiten wir Ihre Daten, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Nach Ihrem Widerspruch verwenden wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes oder Arbeitsplatzes wenden.

12. Datensicherheit

Wir nutzen für die Übertragung eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar am Schlosssymbol Ihres Browsers) und treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Der Zugriff auf Anfrage- und Kundendaten ist auf die Mitarbeitenden beschränkt, die ihn zur Aufgabenerfüllung benötigen. Ein absoluter Schutz bei internetbasierter Datenübertragung ist technisch nicht möglich; Sie können uns Informationen daher jederzeit auch auf anderem Weg, etwa telefonisch oder per Post, übermitteln.

13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages benötigen wir bestimmte Angaben, insbesondere Firmendaten, Ansprechpartner, Rechnungs- und Lieferadresse. Ohne diese Angaben können wir einen Vertrag nicht abschließen oder erfüllen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht dort, wo steuer- oder handelsrechtliche Vorschriften dies vorsehen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen, die eingesetzten Systeme oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026